「取得と変換」のメリット


Excel 2016で標準機能として搭載された「取得と変換」機能は、われわれExcelユーザーにどんなメリットを与えてくれるのでしょうか。

今までは、Excelで何らかの結果(成果物)を作るために、まず元になる各種のデータを、Excelで開かなければなりませんでした。開いたデータの中には、処理に必要なものだけでなく、多くのデータが混在しています。また、データの量も肥大化しています。元データのファイルが数十個あることも珍しくありません。Excelのブック(xlsx)形式だけでなく、CSVだったり、Accessのデータだったり、基幹システムから直接取り込んだり。そうした種々雑多の元データに対して、Excel上で、抽出・分類・加工・編集・計算をして、Excel内に結果を作ります。これが、今までの流れでした。

もし、元データのファイル名や形式が変わったら、取り込むためのマクロをそのつど変更しなければなりません。そういう質問を星の数ほど受けてきました。また、データの配置や書式などが変わったら、分類や抽出するために高度な数式を使わなければなりませんでした。そういう質問を数え切れないほど受けてきました。

「取得と変換(Get & Transform)」は、データを自動的に"取得"してくれて、それらのデータをExcelが扱い安いように"変換"してくれます。それで仕事が終わるわけではありません。よく「取得と変換を使えば、もうマクロとか関数とか必要ないね」という声を聞きますが、それは実務を甘く考えすぎです。実務はそんなに単純ではありません。100%はできません。でも、あと少しの80%(当社比)くらいまでやってくれます。残りは20%(当社比)です。それだけでも、今までの業務が劇的に簡略化されます。

「取得と変換」を上手に使うと、業務が簡略化され、同時に間違いも減るでしょう。VBAのコードを書いたり、難解な数式を作る必要もありません。これほど便利な「取得と変換」ですが、インターネットや書籍などでは、ほとんど情報がありません。たまにブログなどで見かけても、ほとんどは「サーバー目線」や「データベース目線」の内容ばかりです。ExcelにはExcelの考え方があります。ここでは、Excelユーザーにとって、この「取得と変換」を、どう使うべきかを「Excel目線」で解説します。たとえば、Power Queryエディターには、数値や文字列を操作する多くの関数が用意されています。しかし、Excelユーザーがそれを新しく覚えて、慣れない関数に四苦八苦することはありません。計算だったらExcelでやればいいんです。それこそExcelにとっては真骨頂。使い慣れたSUMIF関数やCOUNTIFS関数を使えばいいんです。また「取得と変換」はExcel開発チームではなく、SQL Serverの開発チームが主に作っています。どうしても、用語や使い勝手がデータベースよりになっています。正直言って、表計算ソフトであるExcelユーザーには馴染みのない表現や、意味の分からない機能もたくさんあります。だったら、無理をしてそれらを使わなくても、80%(当社比)を落として70%(当社比)くらいまでにして、残りは得意のピボットテーブルで集計するのも手です。われわれの目的は「取得と変換」機能のエキスパートになることではなく、業務を遂行することです。何を使ったって、望む結果を得られれば誰にも文句は言われないでしょう。

Excel 2016は毎月機能が拡張されています。この「取得と変換」も例外ではありません。リボンの配置が変わったり、新しい機能が追加されたり、それまでできなかったことができるようになったり(反対もあります)。正直に言いますが、私も完璧に分かっているわけではありません。新しい使い方や情報を得たら、そのつど書き足していきます。