同じ操作を繰り返す
意外と知られていない機能のひとつに「繰り返し」があります。隠し機能や裏技などではありません。[編集]メニューを開くと、上から2つめに表示される立派な標準機能です。実行すると、直前に行った操作を繰り返すことができます。この機能には、Ctrl+Yというショートカットキーが割り当てられていますが、それ以外にも[F4]キーで呼び出すことができます。こちらの方がはるかに使いやすいので、ぜひ覚えておきましょう。
たとえば、下図のような表で「100未満」の数値だけセルの書式を変更したいとき。もちろん条件付き書式などではなく、1つずつ手で書式設定を行う場合です。このようなケースでは、一般的に先に対象となるセルを選択すると習います。Ctrlキーを押しながらセルC2、セルB3…と選択していき、対象セルを選択してから一気に書式を設定すると。
確かに間違いではありませんが、データが入力されている範囲がもっと巨大だったらどうでしょう。Ctrlキーを押しながら選択するとき誤って違うセルを選択したらどうしましょう。もちろんケースバイケースですが、教科書通りに先に対象セルを選択するやり方だけでなく、対象セルを見つけながら同じ処理を繰り返す方法も覚えておくと便利です。たとえば次のように操作します。
- セルC2を選択して任意の書式を設定する
- セルB3を選択して[F4]キーを押す
- (以下繰り返し)
1.の書式設定が、ツールバーのボタンを1つだけクリックするようなケースなら、そのつどツールバーを操作すればいいでしょう。そうではなく、文字の配置と、罫線と、背景色と、文字色を変えて…のように、複数の書式設定を行うような場合には、最初のセルに対して実行した書式設定を、次からは[F4]キーで繰り返すと便利です。
上記のケースでは、他にも「書式のコピー」などを使う手もありますね。ここでは、どの方法が最も簡単か…という問題ではありません。同じ処理を行うのに、何通りの方法を身につけているかが重要なのです。メニュー、ツールバー、右クリック、ショートカットキー、アクセスキーなどなど、ケースに応じて、最も適した操作を使い分けるようにすると、Excelの使い勝手がグンと増しますよ。